Saber cómo usar Google Drive es muy importante hoy en día, y es que gracias a este sistema de almacenamiento podemos guardar y editar los archivos de forma segura desde cualquier dispositivo. Con Google Drive el usuario siempre tendrá una copia de sus datos en la web, sin importar lo que pase con su ordenador, teléfono móvil o Tablet, de tal manera que las últimas versiones de los distintos documentos siempre estarán disponibles. Resumiendo, allá donde vayas, tus archivos siempre irán contigo. Una vez que ya sabemos qué es ¡toca aprender!
Aprende cómo usar Google Drive
Antes de aprender cómo usar Google Drive, huelga decir que para poder utilizar esta herramienta es necesario tener una cuenta en Google, ya que al iniciar sesión nos pedirá nuestro usuario y contraseña de Gmail. Para encontrarlo, basta con escribir https://drive.google.com/ en nuestro navegador de preferencia o acudir directamente a las aplicaciones de Google (imagen). En los teléfonos móviles o tablets podrás descargar la app totalmente gratis para iPhone o Android.
Una vez dentro, encontraremos en la parte izquierda un menú desde el que podremos trabajar. Para poder subir un archivo a Google Drive, basta con pulsar la tecla “NUEVO” y seleccionar todos aquellos documentos que deseemos tener en Google Drive. Si queremos subir varios, mantenemos presionada la tecla CTRL (Windows) o COMANDO (Mac) mientras hacemos clic en aquellos archivos que queramos subir a la nube. Éstos siempre estarán disponibles en cualquier otra plataforma que sea compatible. (Hasta 15 GB de almacenamiento gratis)
Además, podemos compartir los documentos y carpetas en Google Drive con todo aquel que deseemos, así no será necesario mandar archivos adjuntos por correo electrónico. Por lo tanto, es ideal para trabajos en equipo o para cualquier actividad escolar, ya que permite colaborar en tiempo real con nuestros compañeros. Para ello, el administrador debe seleccionar el archivo y pulsar el botón COMPARTIR para escoger las personas que tendrán acceso al mismo (deberemos introducir su cuenta de Gmail)
En caso de ser administrador, podremos determinar qué puede hacer cada persona con el documento compartido. Así, tendremos las siguientes opciones:
-Podrá editar: la persona con quien compartamos el documento podrá editarlo.
-Podrá comentar: la persona con quien compartamos el documento tendría vía libre para dejar comentarios sobre este, pero no para editarlo.
-Podrá ver: la persona con quien compartamos el documento solo podrá verlo, pero no hacer ninguna de los otros dos puntos antes explicados.
¿Qué documentos se pueden crear en Google Drive?
-Documentos de Google: abriremos un nuevo documento en blanco parecido a Word.
-Hojas de cálculo de Google: abre una nueva hoja de cálculo en blanco parecido a Excel.
-Presentaciones de Google: abre un nuevo documento en blanco parecido a PowerPoint.
-También podemos seleccionar MÁS y descubrir otras opciones como Formularios de Google, Google Maps, Dibujos de Google…etc.
Cómo descargar los archivos de Google Drive
Bastará con clicar encima de aquel que queramos descargar desde el menú principal, donde aparecerán todos los archivos. Al hacerlo, se abrirá una vista previa y en la parte superior derecha tendremos tres opciones:
-Impresora: como es obvio, clicando en ella podremos imprimir el archivo sin necesidad de descargarlo.
-Flecha hacia abajo: la opción que debemos seleccionar para descargar el documento. Al hacerlo, se nos abrirá otra ventana para seleccionar dónde queremos mandarlo.
-Tres puntos: descubriremos más opciones como ‘Mover a’, ‘Compartir’, ‘Destacar’…etc.